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物业管理和簿记:如何使您的文书工作井井有条

一年即将结束,在某些时候,您需要对桌上堆积的文件进行分类。将所有内容放在一个大盒子中而忘却它可能很诱人,但是在 湾物业管理集团 我们强烈建议您花时间组织与物业管理有关的文书工作。

您永远都不知道何时需要某些文档,因此随时提供这些文档会有所帮助。您不必保留所有内容,但请确保在文件柜中为以下文件节省一些空间:

你的房客

最好为每个租户设置一个文件夹,以保留所有相关信息,例如:

  • 背景调查和参考报告
  • 合同副本以及上面带有租户签名的所有其他内容
  • 与交易日期和金额的往来房客的收据或付款证明
  • 房屋租赁前后的照片;记录损坏或保证金损失的图片
  • 来自和/或关于房客的投诉
  • 与承租人的所有书面通信,例如打印的电子邮件或正式信件
  • 您关于房客的个人笔记

如果您的前房客决定再次向您出租,这些文件可能会派上用场。您将能够访问付款历史记录并评估租户的表现,以决定是否要再次租给他。另外,如果有人要求提供有关您的前房客的推荐信,或者如果房客试图根据虚假索偿要求您赔偿,您将获得书面文件来备份您的陈述。

您的财产

财产记录也很重要,应按财产排列并保存在安全的地方。您应该考虑保存的一些文档包括:

  • 财产所有权,蓝图和保险单据
  • 执照和许可证
  • 物业检查报告
  • 购买新家电或物业其他物品的收据
  • 财产维护和维修记录及相关收据

您的财务状况

作为领先者之一 巴尔的摩物业管理公司,我们认为,详细了解您在每个物业上的花费对于计算投资回报至关重要。成为房东是一项业务,并且如果您希望它继续盈利并遵守所有法律法规,则应保留并评估您的财务文件,例如:

  • 报税表和年终财务报表
  • 契约和抵押文书
  • 外部和内部审计报告
  • 费用报告

您的联络人

尽管您可能很方便而且很有才华,但是您可能不得不在某个时候外包财产维护或其他服务。制作一个单独的文件夹,以在您雇用的从事物业工作的每个承包商上保留一个标签。如果他们做得很好,那么如果发生类似问题,您将知道将来要与谁联系。保持此目录为最新状态,您最终将获得可以做这项工作的可靠工匠清单。与承包商建立关系还可以为您带来折扣和特殊待遇。

所有这些论文应保留多长时间?答案是从一年到永远。当然,您需要保留抵押贷款和所有权文书等重要文件,但是收据等不太重要的文件可以在一年后丢弃。

以防万一,请将您计划丢弃的所有内容制作为数字副本。将它们放在外部硬盘驱动器上,以免计算机崩溃时不会丢失任何东西。请记住,如果这听起来像您没有时间去做的太多工作,那么您当地的 巴尔的摩出租物业管理 公司可以为您做所有的记账!